19 Marzo 2020

Coronavirus, una lettura con gli occhiali della Theory of Constraints

In questo momento di reclusione forzata dovuta all’emergenza coronavirus, abbiamo chiesto a clienti, partner, amici di condividere degli interventi che ci aiutino a sostenere il momento e, insieme, ad approfondire temi importanti approfittando del maggior tempo a disposizione. Il primo è quello di Claudio Vettor, Managing Director della società di consulenza aziendale Winwin Consulting. La sua è un’applicazione inedita all’attuale momento di una delle più famose teorie di organizzazione e gestione aziendale e ha l’obiettivo di farci riflettere sia su come trasformare un vincolo (la forzata permanenza in casa) in un’opportunità, sia sul perchè dobbiamo assecondare ciò che ci viene chiesto di fare da parte delle autorità. Nel farlo, avvicina le aziende a cos’è e come funziona la Teoria dei Vincoli, in un modo semplice e chiaro. Di seguito, il video e il testo dell’intervento.

 

 

Coronavirus, una lettura con gli occhiali della Theory of Constraints

Che cos’è la TOC – Theory of Constraints, Teoria dei vincoli, in italiano

E’ una metodologia sviluppata per semplificare la gestione e migliorare continuamente le prestazioni di imprese e organizzazioni che operano in contesti caratterizzati da complessità, incertezza, variabilità e limitata disponibilità di risorse.

La TOC è stata creata da Eliyahu Goldratt in un periodo di più di tre decenni e ha avuto un successo mondiale negli Stati Uniti, America Latina, India, Sudafrica, Cina, Taiwan e Giappone, oltre che in Europa, seppur in misura minore. In Italia la sua applicazione è stata molto meno ampia. Il perchè magari ve lo racconto in un altro video

La focalizzazione sul flusso delle operazioni e la semplicità dell’approccio consentono di ottenere risultati rapidi, significativi e continuativi nel tempo.

La TOC fornisce una risposta alle seguenti domande:

• Che cosa limita le prestazioni dell’organizzazione e le impedisce di ottenere molto di più?
• Qual é il modo più semplice, più rapido, a basso costo e a basso rischio per ottenere molto di più, ora e in futuro? 

La versatilità delle sue soluzioni, che coprono tutte le aree gestionali, rende la Theory of Constraints compatibile con la maggior parte delle metodologie per il miglioramento continuo.

Cosa c’entra la TOC con il coronavirus?

L’emergenza Coronavirus sembra avere tutti i requisiti per giustificare il ricorso alla TOC. E’ una situazione caratterizzata da complessità (le variabili in gioco sono tantissime; è un fenomeno globale), da incertezza e variabilità (sappiamo pochissimo del virus, di come si propaga, di come si evolve) e limitata disponibilità di risorse (posti in rianimazione, mascherine, ecc…)

Utilizzeremo quella che amo chiamare la “procedura madre” della TOC, i 5 passi di focalizzazione. E’ utile per raggiungere velocemente il massimo dell’obiettivo all’interno di un intervallo temporale chiamato intervallo operativo ovvero quell’intervallo di tempo che non consente di cambiare strutturalmente le risorse disponibili.

Ma prima occorre definire qual è il “sistema” su cui vogliamo operare e quale è l’obiettivo che tentiamo di raggiungere.

E’ una scelta importante. E la mia scelta è di considerare come sistema l’intera nazione, fatta da cittadini, ma anche da socialità tra le persone, fabbriche, scuole, ecc., Il benessere di questo sistema è messo a repentaglio dalla velocità con cui il virus si sta diffondendo. Se la velocità fosse 10 volte inferiore saremmo molto meno a rischio.

Di conseguenza, declinerei l’obiettivo così:

ridurre il tasso di espansione del contagio perdendo il minimo di benessere

ridurre il più possibile il tasso di espansione del contagio perdendo il minimo di benessere. Ripeto, solo riducendo questa velocità il sistema nel suo complesso regge. Ed è altrettanto evidente che recludere 16 milioni di persone fermerebbe il contagio immediatamente, ma, dal punto di vista del benessere psico-fisico, non è una grande idea.

E adesso che abbiamo messo le fondamenta vediamo come procede la TOC.

Seguiamo la procedura passo per passo

step 1 – identificare il constraint (vincolo, in italiano), ovvero quel fattore che più di ogni altro determina il raggiungimento dell’obiettivo. La leva su cui fare forza per avere il massimo in termini di rapporto risultato/sforzo

In questo contesto di emergenza, dato il sistema e dato l’obiettivo il constraint su cui fare leva è il “numero di contatti personali”: se non li controllo strettamente, raggiungere l’obiettivo è una chimera, stante il fatto che il portatore di virus non ha un segno che lo rende riconoscibile a distanza.

step 2 – sfruttare il vincolo, che vuol dire “utilizzare” il constraint in modo tale che produca il massimo di obiettivo. Nel nostro caso vuol dire 2 cose: ridurre al minimo i contatti non sicuri + prendere tutte le precauzione per rendere sicuro un contatto (gel, mascherina, distanza,…)

step 3 – subordinate, ovvero adeguare tutti i processi dell’intero sistema affinchè si realizzino le decisioni prese nei due step precedenti.

Nel nostro caso, lo declino così: riorganizzare la propria vita al fine di ridurre al minimo i contatti non sicuri (ovvero stare a casa e non uscire se non per necessità)

step 4 – elevate ovvero come faccio a incrementare il constraint senza penalizzare l’obiettivo, anzi conseguendone di più. 

A questo punto è molto facile che vi troviate all’interno di un conflitto, situazione che la TOC vede di buon occhio. Alla TOC i conflitti piacciono molto. Solo quando è chiaro il conflitto che vi limita nel conseguimento dell’obiettivo, solo allora, con un apposito strumento di cui parlerò un’altra volta, è possibile inventarsi una soluzione brillante.

Qui il conflitto è evidente, da un lato dovrei ridurre al minimo i contatti (per ridurre la velocità di contagio), dall’altro non dovrei ridurli al minimo (una vita solitaria sai che schifo).

La direzione della soluzione per me è: mantenere abbastanza socialità (a distanza) in presenza del constraint. Come? Ad esempio inventandosi cene tra amici via skype! Una volta indicata la direzione la fantasia prende il potere.

step 5 – evitare che l’inerzia diventi il constraint – Alla fine di questa emergenza, una volta che il constraint si sarà spostato – ah non ve lo avevo ancora detto: il constraint è come il papa, morto un constraint se fa un altro – sarebbe un delitto riprendere pedissequamente le vecchie abitudini, per due fondamentali ragioni:

1 – molte delle nuove abitudini, sia sul piano professionale sia su quello privato, vanno assolutamente mantenute.  Ai fini del vostro benessere è meglio un workshop da remoto o farsi 700 km per andare dal cliente? Le nuove abitudini ci costano meno e ci danno più benessere.

2 – quasi sempre qualcuna delle vecchie abitudini diventa il nuovo constraint e se non volete rifare la fatica appena conclusa meglio abbandonarle.